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企业微信中的邮箱、微文档以及微盘三者的区别与选择?

作者:腾讯企业微信邮箱    发布时间:2022-05-20 15:05:28  访问量:306  


导读:企业微信中的邮箱、微文档以及微盘三者的区别与选择? 今天为大家分享一下企业微信中三个强大的功能应用——微盘、邮箱和文档,这三个功能分别有什么样的作用并且能帮助企业解决办公中的哪些问题呢?本篇上海腾讯企业微信邮箱经销腾曦分享满满纯干货,看完记得收藏并且分享给身边正在使用企业微信的小伙伴哦!



  企业微信中的邮箱、微文档以及微盘三者的区别与选择? 今天为大家分享一下企业微信中三个强大的功能应用——微盘、邮箱和文档,这三个功能分别有什么样的作用并且能帮助企业解决办公中的哪些问题呢?本篇上海腾讯企业微信邮箱经销腾曦分享满满纯干货,看完记得收藏并且分享给身边正在使用企业微信的小伙伴哦!

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  01 企业微信微盘

  微盘作为企业微信中存储存放文件的“中转站”,可以将企业的产品资料、业务合同等文件上传在此,且微盘中的内容可以和企业成员共享,也可以私密并选择可见范围;除了可以存储文件,且在企微上发起的直播,其生成的回放记录也默认保存在微盘里,企业微信文档也是默认保存在微盘中的。

  微盘共分为基础版和专业版,基础版可实现企业最基本的使用需求,适合中小型企业使用,而专业版的使用可以满足企业对于文件的更多要求,除了可扩大存储空间容量,还可以实现更多的功能。

  比如说:当企业具有涉及到保密数据的文件,只能供员工浏览的情况下,那么管理者就可以自定义权限,使权限设置为仅浏览且不可以下载,页面并显示有文件预览水印,这样就很大程度保障了公司的信息安全;

  当企业对文件的存储方面有一定要求的时候,那么使用专业版的就可以实现保留100个文件历史版本和每个月10万次api调用的功能;企业可按照自身的需求来选择是否使用专业版,以及是否需要扩大微盘的存储空间容量。

  通过下面这张图让你一目了然微盘的基础版和专业版有哪些区别:

  总结:企业在什么核心需求为前提下需购买专业版账号?

  ① 对文件的浏览权限需要设置为仅浏览不可下载的时候需购买专业账号;

  ② 需保留100个文件历史版本的时候需购买专业账号;

  ③ 对文件设置自定义权限的时候需购买专业账号。

  接下来具体说一下关于微盘空间管理员有哪几种权限可设置:

  首先这个“空间”的概念先了解一下,在微盘的【共享空间】里,创建一个新的“空间”,你可以理解为“文件夹”,那么谁创建的这个“文件夹”,谁就是这个“空间”的空间管理员,他可以在里面设置相应的权限;

  同一个共享空间内的人员,除空间管理员外,空间成员有可编辑、可下载、仅预览3 种权限,由空间管理员设置指定;

  可编辑权限:可上传、下载、删除文件,新建、编辑、删除文件夹;

  可下载权限:可浏览、下载文件或文件夹;

  仅预览权限:不可下载,只可在线预览文件(开启仅预览权限须管理员将微盘升级至专业版)

  注:每个空间只有一个空间管理员,若把管理员转让给同空间内其他成员,则自己会失去该空间的管理员身份。最后再总结一下微盘的几个核心点:

  ① 微盘主要受微盘使用容量限制,每个企业默认会有 20G 免费空间使用,有需要使用更多容量的企业,企业管理员可以购买更多容量,容量是按容量和年限来售卖的;

  ② 微盘空间创建数量目前没有明确限制,企业可以根据自己的需要,来创建不同的微盘空间;

  ③ 单个文件大小限制为 10G,超过该大小的文件不能上传成功;

  ④ 一次上传文件的个数,根据不同平台会有不同的限制,同时上传过多文件可能需要进行排队处理。

  * 如果您目前使用的是微盘基础版,想扩容,或是想升级成专业版账号,每种操作方式都是不同的,可以联系我们,为您提供专业咨询和具体的操作指导。

  可以通过下方视频快速了解企业微信微盘的功能应用:

  南京群咖

  02 企业微信邮箱

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  与企业微信连接的企业邮箱为企业带来了很多便捷之处,大大提升了企业的办公效率。企业邮箱具有无限容量、安全绿色、全球互联,为企业带来高效的办公协同能力,助力企业发展。

  企业微信邮箱具体都有哪些好用的功能点呢?

  ① 与企业微信共享通讯录和标签,有效降低管理成本,提升协同效率;

  ② 企业员工每人都会拥有一个邮箱,让沟通协作更加精准高效 ;

  ③ 可以选择使用保密邮件,收件人需验证才能查看,且无法转发,水印等机制,保障了文件安全 ;

  ④ 邮箱可直接使用企业微信app打开使用,大大减少了密码被盗等风险 ;

  ⑤ 可以使用业务邮箱,实现多人共享同一个邮箱账号,满足企业不同的协作需要;

  ⑥ 智能分类未读邮件、审批邮件、日程邮件等不同类型邮件;从邮件中发起的日程邀约,还可在日程应用中统一管理;

  ⑦ 继承了微信上亿用户的信息安全防护经验。管理端提供业务邮箱、收发信管理、登录管理、操作日志等功能,让信息管理更安全。

  企业微信邮件分为基础版和专业版,基础版免费使用,企业版按需收取相应费用。

  下面两张图带你看明白专业版多了哪些可满足企业使用的功能权限:

  企业可以按需选择适合自身使用的邮箱版本进行使用,如果您对邮件中的文件管理有要求,需要对成员的操作进行权限设置;如果需要对来往企业的邮件长期备份和长久保存,或者管理员要限制成员对陌生人的发信次数等要求,那么就需要将邮箱升级成专业版的账号来使用了。

  可以通过下方视频快速了解企业微信邮箱的功能应用:

  03 企业微信文档

  企业微信文档,被称为天生多人的在线文档,企业微信微文档和腾讯文档深度融合升级为企业微信文档,文档是无需购买办公软件,直接新建在线文档和表格的应用,支持多种内容格式操作,云端实时保存,随时取用。

  可通过会话与企业内同事共享文档,一起编辑,比传统文档、邮件往来更方便,提高工作效率,实现多人实时协作,高效互动。

  可按企业组织架构来设置文档访问权限,也可设置企业外临时访问有效期,保证企业资料安全。

  接下来总结一下企业微信文档的一些特色优势具体表现在哪些方面?

  ① 信息汇集,内容丰富,文档可以插入日程、待办、个人名片、群名片、聊天记录等丰富元素,支持联系他人、加入群聊等快捷操作;

  ② 团队沟通,协作高效,邀请同事加入文档一起讨论,无需多次转发和重复沟通。协作过程和结果汇聚在文档中,知识沉淀和协作更方便;

  ③ 权限管理,安全可控,通过点击右上角的「菜单-权限管理」,可以调整内外部人员的浏览、编辑、评论的权限和文档水印,轻松保护内容安全;

  ④ 文档默认保存在哪里?文档默认保存在 “微盘—我的文件”中,默认保存路径可以在企业微信电脑客户端的「设置 - 文档/文件管理」中修改;

  如果在文档编辑时突然断网了,文件还会保存吗?答案是可以的,但是断网后编辑的内容保存在了本地,只有不关闭,重新联网后会再次上传,如果出现了异常而无法保存内容,请按照指示将微文档内容进行复制、备份到其他地方。

  文档支持的功能:

  一:文档表格

  表格功能支持搜索与查找、筛选、排序、冻结、设置保护范围规则、设置条件格式、插入函数、数据验证等能力。

  二:在线文档

  支持设置任务列表、查找与替换、调整文档格式的基本功能等。

  三:表格和文档都支持的功能

  1. 插入定时提醒

  微文档表格输入日期后,支持快速设置定时提醒,支持选择提醒时间、是否重复提醒、被提醒人。或点击菜单中的插入,选择提醒

  2. 导入doc/excel/腾讯文档

  在电脑端打开文档后,可以点击页面右上角+号、更多选择进行导入。

  支持同时选择多个文档进行导入。

  3. 支持了@企业成员

  · 对公司内同事,@后会在文档应用入口,以角标/红点的方式提醒对方;

  · 文档的@后,通知在发出10s内可以撤回。如果有@错人,可及时删除;

  · 目前表格同样支持评论,在右键菜单可以“添加评论”,也可以通过工具栏的“评论”入口添加。

  可以通过下方视频快速了解企业微信文档的功能应用:

  04 群咖信息提供服务

  以上就是为大家分享的企业微信微盘、邮箱和微文档三大功能应用的使用,让企业在多人协同、办公协作方面事半功倍,让数字化办公变得更简单快捷!



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